В Кольской ГМК оптимизируют процессы снабжения

0

0

Цифровизация производства — часть корпоративной стратегии «Норникеля». Сейчас компания автоматизирует большинство процессов, что в свою очередь позволяет существенно повысить эффективность. Выстроить все взаимоотношения в сфере управления ресурсами помог проект SAP ERP. Пилотной площадкой внедрения системы стала Кольская ГМК.

Специфика производства потребовала настройку под себя

В группе предприятий «Норникель» Кольская ГМК стала первопроходцем. Здесь внедрение одного из самых крупных проектов компании в части автоматизации бизнеса — SAP ERP начали в 2016 году.

Напомним, SAP ERP — многофункциональная информационная система. Она объединяет заказчиков, планирующих потребности, закупщиков, занимающихся контрактацией, цех материально-технического обеспечения, который принимает и хранит материалы, и бухгалтерские службы компании. Это позволяет максимально сократить сроки получения и обработки информации, повысить ее достоверность, а также ускорить и облегчить труд сотрудников.

Специфика производства потребовала донастройки, адаптации SAP ERP. В первую очередь была достигнута ее интеграция с программным обеспечением 1С, в которой работает основной поставщик компании. Благодаря этому удалось снизить трудозатраты: до этого специалисты КГМК в ручном режиме передавали информацию из одной системы в другую.

Второй не менее серьезный и важный шаг по организации эффективной работы в сфере снабжения материалами — переход с 2019 года на электронное согласование документов дополнительных и срочных закупов. Минимизация бумажного документооборота ускорила ход выполнения бизнес-процессов.

Еще одно нововведение — внутренняя инициатива 2020 года департамента снабжения Кольской ГМК — создание на платформе SAP ERP портала корректировок, благодаря которому удалось повысить эффективность процесса согласования корректировок плана закупа между специалистами цехов и департаментом материально-технического снабжения. Портал корректировок — это электронная платформа, куда специалисты цехов вносят позиции, которые они хотят снять с закупа. Здесь они могут видеть в режиме онлайн, какой из специалистов департамента материально-технического снабжения ее отрабатывает, а также непосредственный статус отработки. Кроме того, данная разработка позволила архивировать и хранить все данные в едином информационном пространстве, снизить бумажный документооборот.

Единственные в России

Усовершенствование системы SAP ERP продолжается. Над обновлением работают сотрудники управления внутренних закупок и планирования департамента материально-технического снабжения КГМК (УВЗиП департамента МТС) вместе с коллегами из Центра компетенций SAP «Норникель — ОЦО».

— Работа над повышением эффективности бизнес-процессов — в приоритете. Сразу по вступлении в должность я установил ее в качестве стратегически важной, — рассказал Kn51 начальник УВЗиП департамента МТС Андрей Ковалев.

— С 2019 года в КГМК очень изменился подход к процессам снабжения. Компания внедряет лучшие мировые и российские практики автоматизации бизнес-процессов снабжения, при этом для решения нестандартных задач приоритетно используется стандартная функциональность системы SAP ERP. Такой подход оказался возможен благодаря высокой квалификации владельцев бизнес-процессов «Норникеля» и изменениям в подходах к развитию бизнес-процессов руководства КГМК в частности, при активном участии сотрудников Центра компетенции («Норникель — ОЦО») и привлекаемых к работам подрядных организаций (БДО, IBM, Беринг Пойнт, Делойт). Все бизнес-процессы реализованы в системе SAP ERP. Такой практики не имеет ни одна другая компания группы «Норникель», — подчеркнула в разговоре с Kn51 руководитель функционального направления «Снабжение» Центра компетенции SAP «Норникель — ОЦО» Виктория Палагина. — КГМК оптимизирует процессы снабжения, пересматривает подходы к управлению запасами материально-технических ресурсов и планированию. Компания ушла далеко вперед именно по развитию шаблона SAP ERP и по многим вопросам является драйвером развития шаблонного решения, стала своего рода инновационной площадкой в группе компаний «Норникель». Все это приведет к повышению оборачиваемости запасов, сокращению трудозатрат. Опираясь на собственный опыт, могу сказать, что с большой вероятностью решения, которые сейчас использует КГМК, вряд ли используют какие-либо другие российские компании.

SAP «играет» только по правилам

Управление внутренних закупок и планирования департамента МТС- относительно новое подразделение в структуре КГМК. Образовано в 2018 году. Включает в себя отдел сводной отчетности и планирования, а также отдел закупок.

— По сути дела, мы — кровеносная система компании. Отвечаем за то, чтобы все нужные «витаминки» попали в нужные места, — рассказал Kn51 начальник УВЗиП Андрей Ковалев. — К нам стекается информация о том, какие материалы и какое оборудование необходимы цехам для жизнеобеспечения. Мы обрабатываем полученную информацию и передаем коллегам в департамент материально-технического обеспечения головного офиса группы компаний «Норникель», где и происходит непосредственная закупка. Отдельные категории материалов мы закупаем на конкурсной основе самостоятельно, за это отвечает отдел закупок.

Непосредственную доставку «витаминок» к нужным частям организма, контрактацию и логистику, курирует управление материально-технического снабжения (УМТС), второе управление в составе департамента МТС.

Одно из направлений деятельности отдела сводной отчетности и планирования УВЗиП — курирование направления управления запасами материально-технических ресурсов. И здесь на помощь тоже приходит система SAP. Она позволяет работать всем участникам процесса в едином информационном пространстве.

По словам Андрея Ковалева, SAP не допускает «ведение игры не по правилам». Соблюдение общих правил помогло исключить внесистемные данные и наладить детальную систему контроля запасов, в частности их корректную классификацию по категориям.

— Были случаи, когда в общем потоке запасов определенный материал некорректно классифицировался. Соответственно, заявитель мог планировать свою работу с этим материалом неверно. В подобных ситуациях для исправления классификации специалисты производственных подразделений создают запросы для отработки службой поддержи «Норникель — ОЦО». Почему это важно? Это наведение порядка в своем хозяйстве. Намного проще работать, когда все на своих местах. Это одно из мероприятий, которое в 2019 году позволило нам добиться значительного снижения уровня запасов, — подчеркнул в разговоре с Kn51 начальник управления внутренних закупок и планирования департамента МТС.

Начальник управления внутренних закупок и планирования департамента материально-технического снабжения КГМК Андрей Ковалев

Метрики в помощь

Отдел сводной отчетности и планирования также занимается ведением систематических метрик запасов материально-технических ресурсов. На данный момент таких разработано три — последнюю внедрили в начале этого года.

— Первая метрика — по достижению целевого уровня показателей сверхнормативных запасов к концу года — помогает сделать акцент на конкретном материале, с которым нужно работать. Данная метрика показывает какие материалы, купленные для конкретного подразделения «постареют» к концу года и перейдут в разряд сверхнормативных, находящихся на складах более 12 месяцев. Благодаря этому механизму мы управляем запасами, обеспечиваем их своевременное вовлечение в производственную деятельность, не допускаем «залеживание», — пояснил Андрей Ковалев.

Вторая — прогнозная — метрика сверхнормативных запасов позволяет взглянуть в будущее. Она анализирует текущие потребности, технологические и ремонтные планы благодаря чему можно увидеть, какой уровень запасов останется к концу года, сколько запасов находится в периметре проработки на предмет вовлечения для улучшения показателей компании.

Третья метрика — запасов на складах консолидации — выступает инструментом своевременного отражения операций с запасами в системе SAPERP. Проще говоря, «подсвечивает» о каком материале не стоит забывать. Нахождение запасов на складах без потребности — не эффективно. Это может привезти к образованию сверхнормативных запасов и потенциальному перезакупу материалов и оборудования.

— Метрики — это, по сути, подсказки: некие маршрутные карты направления движения. Метрики, показываю дорогу, но реальная работа по вовлечению происходит в цехах. Без эффективной работы коллег производственных площадок — результата достичь невозможно. Непосредственно благодаря им мы достигли значительных результатов в прошлом году. Мы постоянно совершенствуем метрики и разрабатываем новые, — пояснил Kn51 Андрей Ковалев. — Сейчас они формируются на основании данных системы SAPEPR и не подразумевают никакой ручной корректировки. Однако они готовятся вручную — их делают люди. Процесс достаточно трудозатратный. Создан запрос на автоматизацию. По данному направлению у нас еженедельно проводятся совещания с коллегами из «Норникель — ОЦО». Вопрос для нас приоритетный, поскольку позволит существенно снизит трудозатраты и исключит человеческий фактор.

Не боимся пробовать новое

Реализацией неликвидных запасов — материально-технические ресурсы, которые не удалось вовлечь из-за потери их полезных технических свойств или в силу других обстоятельств занимается отдел закупок.

По словам Андрея Ковалева, ранее в компании не было профильного подразделения, отвечающего за продажу неликвидов. В отделе закупок занимались процессом реализации дополнительно к своей основной деятельности. Сейчас запущен пилотный проект — группа по реализации неликвидов: появились сотрудники, непосредственно исполняющие данную работу.

— Хотя группа начала свою работу только в начале июля, уже сейчас виден результат, когда у специалистов это основная функция. Несмотря на некоторые ограничения, связанные с пандемией CoViD-19, мы уже приближаемся к уровню продаж прошлого года, — прокомментировал начальник УВЗиП.

Совершенствуя автоматизацию процесса адресного закрепления запасов

В настоящее время специалисты управления внутренних закупок и планирования КГМК вместе с коллегами из Центра компетенций SAP «Норникель — ОЦО» совершенствуют автоматизацию процесса адресного закрепления запасов.

Сейчас информация по запасам выгружается из системы SAPERP без корректировок. Однако процесс определения заказчиков происходит в ручном режиме в таблицах Excel. Сотрудникам приходится самим поднимать все потребности и прочие данные и уже на их основании определять заявителя конкретного материала или оборудования. Подготовка подобного полноценного отчета по компании занимает около двух недель.

— Мы работаем над функциональным развитием адресного закрепления. В результате должны получить более глубокую системную информацию о привязке всех запасов компании к заявителям материально-технических ресурсов, т.е. производственным подразделениям, — поделился с Kn51 Андрей Ковалев. — Данное нововведение поможет не только снизить трудозатраты на подготовку отчетности, но и позволит каждому участнику процесса оперативно получать информацию. Автоматизация позволит всем участникам процесса работы с запасами в любое время выгружать данные и видеть с чем работать. Это, естественно, будет способствовать повышению эффективности управления запасами. Своевременная, корректная информация крайне важна для принятия верных управленческий решений, — подчеркнул Андрей Ковалев.

В планах — исключить работу с бумажными носителями

В Кольской ГМК на новый уровень вышли партнерские отношения в сфере закупок. В 2019 году в компании внедрили автоматизированную систему управления взаимодействием с поставщиками — SAP SRM. В числе главных преимуществ электронной торговой площадки — существенное сокращение внутреннего документооборота.

Благодаря автоматизации закупочного процесса, после перехода на систему SAP SRM срок проведения закупочных процедур от получения заявки до передачи на контрактацию на конец 2019 года составил 26 дней. Это один из лучших показателей по группе компаний «Норникель».

— Также нам удалось упростить процесс согласования внутренних нормативных документов. С начала 2020 года он полностью перешел в электронный вид. Это позволило не только повысить эффективность закупочных бизнес-процессов, но и максимально оперативно перевести сотрудников подразделения в период пандемии коронавируса на удаленную работу, — отметил Андрей Ковалев.

В частности, SAP SRM помог автоматизировать составление аналитической записки. Ранее она готовилась вручную, сейчас человеческий фактор не влияет на финальные условия будущей сделки.

— Порядок проведения закупочных процедур в КГМК подразумевает формирование итоговой документации, которая отражает финальные результаты закупки. В настоящий момент она включает в себя протокол заседания тендерной комиссии и аналитическую записку. На основании данных документов заказчик и заключает договор, — рассказал Kn51 Андрей Ковалев. — В настоящее время ведется работа и над автоматизацией протоколов заседания тендерной комиссии. В результате мы полностью исключим работу с бумажными носителями в закупочном процессе и тем самым существенно сократим трудозатраты.

* * *

По словам Андрея Ковалева, текущая эффективная работа в направлении процессов снабжения и непрерывное развитие — все это не осуществимо без профессиональной поддержки коллег как внутри Кольской горно-металлургической компании, так и внутри всей группы «Норильский никель».