Fаst Close: бухгалтерия МТФ работает в десять раз быстрее
Три дня на задачу, решение которой прежде требовало месяц работы. Таков результат реализации проекта Fаst Close («Быстрое закрытие») в Мурманском транспортном филиале (МТФ).
Fаst Close — флагманская корпоративная программа компании. Она ориентирована на сокращение сроков подготовки консолидированной финансовой отчетности. В том числе и при предоставлении и обработке первичных документов.
Повышение эффективности при работе с документами — вопрос для МТФ насущнейший.
Компания, обеспечивающая «Норникелю» транспортную независимость, уже давно превратилась в крупное предприятие, в котором работают более 700 человек. Бизнес динамично развивается, как следствие — объем бухгалтерской работы растет, как снежный ком. Справляться с ним все сложнее, и если не предпринимать должных мер, сроки обработки документов будут увеличиваться, а платежи — задерживаться.
Понимая это, руководство Мурманского транспортного филиала уже несколько лет оптимизирует и автоматизирует процессы прохождения документов. Сначала удалось сократить срок прохождения документов от момента поступления до акцепта (согласия на оплату счетов) до пяти дней, а затем и до трех.
— Поначалу была несогласованность и отсутствие координации между отделами и сотрудниками, — говорит директор Мурманского транспортного филиала Александр Кондаков. — Сейчас же все процессы отработаны до автоматизма. Но — что еще более важно — люди осознают важность своевременного акцепта счетов и сами стремятся оптимизировать процессы.
Эффект реализации программы Fаst Close очевиден — задержек нет, все документы в управление бухгалтерского и налогового учета поступают вовремя.
— Реестр невозвращенных с акцепта документов уже в течение полугода пуст, — с гордостью говорит руководитель проекта Fаst Close в МТФ Светлана Донецкова.
— В ближайшее время мы нарастим объемы автоматизации процессов на предприятии. Уверен, эти шаги непременно скажутся и на эффективности бизнеса в целом, — резюмировал Александр Кондаков.
Fаst Close существенно упростил жизнь в том числе и судовым экипажам. Моряки, например, высоко оценили автоматическую подачу заявок на снабжение продуктами. Процесс значительно ускорился и стал более эффективным.
Кроме того, в судоходном подразделении филиала с 2016 года внедряется информационная система управления техническим обслуживанием и ремонтами (ТРИМ). Взаимоотношения экипажей и береговых служб порта переведены в электронный формат и это значительно упростило процесс получения заявок на снабжение. Система также распространена на береговые подразделения МТФ, склад материально-технического снабжения и перегрузочный терминал, ее начали использовать при формировании план-графиков выполнения техобслуживания флота компании.
— Наконец, в 2018 году в ТРИМ начали оприходовать материально-производственные запасы и основные средства на судах компании, — говорит главный бухгалтер МТФ Эльза Белякова. — Все это сократит сроки подготовки финансовой отчетности в рамках проекта Fast Close.
