В отпуск - без сюрпризов

0

0

Какие же ошибки допускают работники Компании на разных этапах организации своего отпуска?

Ошибка №1, или Читай Положение!

Получая приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, каждый сотрудник Компании своей подписью заверяет, что прочел Положение «О порядке оплаты работникам КГМК и членам их семей расходов на проезд к месту отпуска и обратно». Однако не все внимательно знакомятся со сводом правил, изложенных на 18 листах. И это первая ошибка.

В Положении есть вся необходимая информация: кому помимо самого работника предприятие оплачивает дорогу, какие условия необходимо соблюдать и какие документы потребуются. Из Положения можно узнать и о том, какие еще затраты, помимо включенных в стоимость проезда, возмещает Кольская ГМК.

Там же — образцы документов, которые потребует от работника бухгалтерия Компании. В частности:

— заявление на аванс, который можно взять перед дорогой (лимит — 30 тысяч рублей на семью);

— справка о расходе топлива личного транспортного средства;

— отпускное удостоверение, которое понадобится вам при путешествии на автомобиле.

— отчет о произведенных расходах на проезд к месту отдыха и обратно.

Тем же, кто решил отдохнуть за границей, пригодится Приложение 4.5. Это таблица, где указано, в каком порядке вам будут возмещать затраты на авиаперелет.

Положение соответствует всем нормативно-правовым документам и утверждено социально-трудовым советом и профсоюзом Кольской ГМК. Его без проблем можно найти в базе «Lotus Notes», а также у социальных работников и экономистов по труду цехов или подразделений Компании. Однако лучше иметь у себя копию — наверняка пригодится при оформлении документов.

Ошибка №2, или Документы — это важно

Все затраты на дорогу к месту отдыха и обратно должны быть подтверждены документально. И это не прихоть работодателя. Вы отчитываетесь перед предприятием, а оно — перед налоговой инспекцией. А значит, вы должны предоставить ВСЕ подтверждающие документы, причем правильно оформленные.

Ошибка №3, или Платите сами

Оплачивать билеты, турпутевку или бензин должен либо сам работник КГМК, либо его супруга/супруг — наличными или именной банковской картой. Иначе «дорожные» не возместят.

Были случаи, когда за сотрудников КГМК оплату производили коллеги, друзья, гражданские мужья или жены, родители и т.д. Причины разные: «зависла» банковская карта, не было возможности в нужное время уйти с работы и оплатить билеты или, в другом городе турпутевка оказалась дешевле в и ее купили для вас знакомые… К сожалению, в подобных ситуациях результат один — потраченные деньги не возмещают.

Ошибка №4, или За кого платим?

В Семейном кодексе РФ четко определено, что семья – это вы, ваш супруг или супруга и ваши дети. И именно членам семьи работника КГМК и ему самому Компания оплачивает проезд к месту отдыха и обратно. Но при этом должно соблюдаться несколько условий. Итак, «дорожные» деньги Компания выплачивает:

— неработающим супругу или супруге, занятым уходом за детьми, не достигшими 14 лет. При этом он или она не должны быть пенсионерами.

— Детям сотрудников в возрасте до 18 лет (есть ограничения, например, если ваш ребенок в 16 лет создал собственную семью, то он уже не считается членом вашей семьи, и Компания не может оплатить его проезд к месту отдыха и обратно);

— Детям сотрудников в возрасте до 23 лет, проходящим очное обучение в общеобразовательных учреждениях и учреждениях начального профессионального, среднего и высшего профессионального образования, если они выезжают к месту отдыха из населенных пунктов, в которых расположены подразделения КГМК и туда же возвращаются.

Отдыхаем в России…

Кольская ГМК возмещает затраты на проезд к месту использования отпуска на территории России любым видом транспорта. Это может быть:

— личный автомобиль (если управляете им по доверенности, вам нужно будет предоставить копию полиса ОСАГО с вашими данными),

— поезд (кроме СВ и бизнес-класса),

— самолет (только эконом-класс),

— водное судно (каюта V группы морского судна, II категории речного судна и I категории судна паромной переправы),

— автобусы междугороднего и пригородного сообщения, а также аэроэкспрессы, курсирующие между городом и железнодорожным или аэровокзалом.

Если летите самолетом, то выбирайте корпоративных перевозчиков — «Нордавиа» или «Авиакомпания Таймыр». И только если не было билетов на самолеты этих авиакомпаний, либо отсутствуют нужные рейсы, вам оплатят перелет самолетом другого авиаперевозчика. Но тогда у вас в отпускном удостоверении должна быть соответствующая отметка «Об отсутствии билетов (рейсов) корпоративного авиаперевозчика» (попросите сделать ее в авиакассе).

Помимо возмещения средств, потраченных на заправку бензином вашего автомобиля или покупку билетов, вам также оплатят:

* стоимость провоза багажа весом до 30 кг по каждому проездному документу сверх разрешенных к бесплатному провозу самолетом (20 кг) и поездом (36 кг);

* целевые и страховые взносы, указанные в билете и входящие в его стоимость;

* комиссионный сбор и сбор за продажу;

* страховые сборы по полису страхования от несчастного случая;

* стоимость справки тарификатора о тарифах на перевозки (в случае с авиатранспортом данные о стоимости проезда в тот или иной город в Кольскую ГМК ежеквартально предоставляет авиакомпания «Нордавиа»);

* стоимость постельных принадлежностей в поездах;

* стоимость бронирования билетов;

* услуги залов ожидания (если ваш рейс задержали, при этом в билете должна быть соответствующая отметка);

* стоимость оплаты ночной стоянки автомобиля, если вы добирались до места отдыха личным транспортом.

Обратите внимание!

Билеты на поезд или самолет, приобретенные через интернет, должны содержать сведения о ВАШЕЙ банковской карте или СУПРУГА/СУПРУГИ. Вас попросят предоставить распечатку операций по карте, где должны быть сведения о том, что с нее в определенное время были удержаны средства на оплату билетов. А если вы приобрели билеты в кассе, но с использованием банковской карты, сохраните расчетный документ — чек электронного терминала. Только не забывайте, что оплата за вас может быть произведена только законным спутником жизни, и в подтверждении этого вы должны будете предоставить копию свидетельства о заключении брака.

Если вы летите самолетом, то обязательно сохраните посадочный талон. Рассказы о том, что его не вернули после выдачи багажа или забрала стюардесса, не помогут добиться оплаты авиаперелета. Если, конечно, в полиции не выдадут вам справку о краже посадочного талона.

Если часть пути в отпуск вы проехали в автобусе, необходимо сохранить чеки, выданные автотранспортным предприятием. В них обязательно должен быть указан пункт отправления и конечный пункт путешествия, а также дата и время отправления.

Оплата проезда железнодорожным транспортом вызывает меньше всего вопросов: просто сохраните проездные билеты, в том числе и электронные.

Покупая путевку в турфирме, обратите внимание на бланк. Туристическая путевка должна быть изготовлена типографским способом на специальной бумаге с водяными знаками, содержать серию и номер. Если турфирма не может предложить путевку на таком бланке, то она в обязательном порядке должна выдать кассовый чек. Причем приходный ордер, который некоторые предлагают вместо кассового чека, не является документом строгой отчетности, поэтому доказать с его помощью затраты на оплату путевки вам не удастся.

Если вы едете в отпуск на машине, обязательно возьмите с собой отпускное удостоверение. По прибытии на место отдыха и перед отъездом вам нужно будет его заверить (отметки о прибытии и убытии станут подтверждением того, что вы действительно провели отпуск в определенном месте). Если вы отдыхали в санатории или пансионате, то это можно сделать прямо там. Если же ваш отпуск был «неорганизованным», т.е. вы, например, провели его в деревне у бабушки, то соответствующие отметки вам поставят в ОВД. К слову, ксерокопия отпускного удостоверения со всеми отметками пригодится и при перерасчете оплаты за коммунальные услуги в период отпуска.

Если вы претендуете на возмещение дорожных расходов, то необходимо платить за бензин либо наличными, либо именной банковской картой и следить за тем, чтобы на чеке были соответствующие реквизиты, указанные в Положении:

— наименование организации, продавшей топливо и ее ИНН,

— номер кассового чека, дату, время и стоимость единицы объема, марку ГСМ,

— общий объем и стоимость проданного топлива.

Были случаи, когда путешественникам выдавали некорректные чеки. Например, не была указана стоимость одного литра бензина соответствующей марки. Правда, тогда работник КГМК, знавший правила, обратил на это внимание сотрудницы автозаправочной станции. В результате она все же указала на обратной стороне чека эту цену, заверив ее личной подписью и печатью.

Будьте готовы к тому, что принимая к оплате чеки на бензин, в Кольской ГМК у вас попросят справку о фактическом расстоянии до места отпуска и о том, сколько топлива могла израсходовать конкретная машина. Ее можно получить в автотранспортных предприятиях города Мончегорска.

Маленький совет: не пытайтесь сдавать на оплату чек на 300 литров сразу, ведь за одну заправку в бак вашей машины умещается максимум 90 литров. А значит, эти 300 литров вы могли «закачать» только в 4 захода и чеков тоже должно быть 4. Причем дата на первом чеке должна соответствовать первому дню отпуска.

Ну а если вы неудержимо стремитесь к солнцу, морю и пальмам, можете сесть на машину или поезд по окончании рабочего дня в последний предотпускной день или же в день, предшествующий выходным дням, после которых начинается ваш отпуск. Такие чеки или билеты вам тоже оплатят.

…и за границей

Если решили отдохнуть за границей, то часть затрат на дорогу к месту отпуска вам возместят, но лишь за проезд по территории России.

Отправляясь на личном автомобиле в страны СНГ, в отпускном удостоверении вместо конечного пункта назначения поставьте приграничный город РФ.

При путешествии на поезде или автобусом помимо проездных документов потребуется справка транспортной организации о стоимости проезда до пункта пересечения границы РФ по маршруту вашего следования. По аналогичной схеме рассчитают и путешествие на самолете.

Если вы летите, скажем, в Тунис, Египет, на Сейшелы, в Сомали или Марокко, то вам возместят расходы на дорогу как до Сочи и обратно. Пункт назначения Доминикана, Ямайка, Коста-Рика, Бразилия, Чили, Куба или Канада? В зависимости от того, как вы летите — через Европу или через Азию, вам вернут расходы на путешествие до Калининграда или Владивостока.

В Приложении 4.5 к Положению можно найти информацию обо всех странах и о том, в каком порядке возмещаются затраты на авиаперелет.

После того, как вы предоставите все документы, в течение месяца вам возместят «дорожные» расходы. Однако бывают случаи, когда подлинность документов вызывает у специалистов сомнение. Тогда их проверкой занимается Департамент безопасности КГМК. Но даже в этих случаях с оплатой проезда долго тянуть не будут. И вместе с зарплатой или авансом вы получите свои «дорожные».