В Кольской ГМК упростили и автоматизировали закупки
В компании развитие партнерских отношений в сфере закупок вышло на новый уровень. В прошлом году в Кольской ГМК внедрили автоматизированную систему управления взаимодействием с поставщиками, которая позволяет сократить издержки и упростить процедуру закупки материалов, товаров, запчастей.
Удобный инструмент выбора поставщиков
Как отметил начальник отдела закупок управления внутренних закупок и планирования КГМК Максим Гребенщиков в разговоре с Kn51, система внедрена в целях совершенствования операционно-хозяйственной деятельности компании, обеспечения единого информационного пространства в процессе управления взаимоотношения с поставщиками и автоматизации порядка подготовки и проведения закупок в целом для предприятий группы «Норникель».
Осваивать новую систему, созданную на базе программного обеспечения SAP SRM, в Кольской ГМК начали в декабре 2018 года, когда она была введена в опытно-промышленную эксплуатацию. На отладку процесса, совершенствование программы ушло более полугода — в промышленную эксплуатацию система принята 6 сентября 2019 года.
— В ходе внедрения системы, построения цепочки всего закупочного процесса, необходимо было решить, как реализовать вместе с заявкой передачу таких документов, как спецификация с описанием технических характеристик, техническое задание или задание на проектирование. Для этого разработчикам программы пришлось создать файлообменник, куда заказчик загружает документы, с целью последующего их размещения для поставщиков — рассказал Kn51 Максим Гребенщиков.
Необходимо было провести соответствующую работу с поставщиками — научить их корректно заполнять поля, правильно работать в системе, проводить мониторинг закупочной деятельности. Набирались опыта и специалисты Кольской ГМК, получившие удобный инструмент выбора поставщиков, контроля и управления закупочной деятельностью.
— Процесс становления позади,и на текущий момент коллеги, заказчики, которые непосредственно работают с заявками, приноровились к системе и для них работа в ней особого труда не представляет, — отметил Максим Гребенщиков.
В едином пространстве
В числе главных преимуществ системы управления взаимодействием с поставщиками — существенное сокращение внутреннего документооборота, в частности, отпала надобность в оформлении целого ряда служебных записок.
— Заказчик оформляет заявку, которая автоматически и, что самое главное, оперативно попадает к нам со всеми документами, необходимыми для проведения закупочной процедуры, — пояснил начальник отдела закупок управления внутренних закупок и планирования Кольской ГМК. — То есть заявка, минуя множество инстанций, попадает к нам напрямую. Мы ее дорабатываем и размещаем в открытом доступе.
Второй немаловажный плюс, полученный в результате внедрения новой системы, — в компании появилось единое пространство для осуществления закупок с внушительной базой поставщиков, на сегодняшний день их порядка 6000. Решения SAP SRM позволяют оперативно анализировать, оценивать и ранжировать поставщиков.
— Каждый поставщик при регистрации в нашей системе указывает свое направление работы. Это сделано для того, чтобы он получал уведомления об открытых закупках по его профилю, — рассказал Максим Гребенщиков. — В итоге сотрудничество с поставщиками стало более эффективным.
С внедрением новой системы сократились не только трудозатраты, но и время на подбор оптимального предложения.
— В процессе опытно-промышленной эксплуатации системы срок проведения закупочных процедур сократился на 4 дня и в настоящее время составляет 26 дней — по группе компаний «Норникель» это лучший результат, — отметил Максим Гребенщиков. — То есть временной цикл закупок сократился. Кроме того, мы получили оперативное составление аналитической отчетности. Раньше всю информацию собирали и заносили в документы Excel и Word. Теперь одним нажатием кнопки мы получаем ход проведения закупочных процедур — от заявки до удовлетворения потребности заказчика.
— Первый год использования системы управления взаимодействием с поставщиками принес неплохие результаты, — подытожил Максим Гребенщиков. — Но у нас всегда есть, к чему стремиться. Будем запрашивать новые аналитические отчеты и дорабатывать систему.
Игорь ПЕТРОВ. Фото Евгения ВАРФОЛОМЕЕВА из архива Kn51
* * *
Мы всегда рядом: читайте новости Kn51 и участвуйте в опросах в нашей официальной группе в ВКонтакте, следите за событиями в Фейсбук, Инстаграм, Твиттер.