Единство документа и бизнес-процесса

Елена Савицкая

«Норникель» уверенно идет по пути инноваций, уделяя особое внимание цифровой трансформации производства. Для повышения эффективности бизнес-процессов в компании внедряют Корпоративную автоматизированную систему управления документами (КАСУД).

- До КАСУД в компании была система электронного документооборота и контроля исполнительской дисциплины (СЭДиКИД): она позволяла производить учет и передачу документов между делопроизводителями. Главным отличием КАСУД является его среда обращения - это не делопроизводители, а сами руководители и сотрудники, непосредственно работающие с документами. И это принципиально! Документ оказался наконец-то одним целым с бизнес-процессом, а не его отражением, отпечатком на бумаге, как это было раньше. Иными словами, сегодня мы пришли к тому, что инициатор документа, его автор, понимает ответственность перед бизнесом, а работа в КАСУД стала еще и отражением профессионализма, компетентности сотрудника, - рассказала «Таймырскому телеграфу» вице-президент, руководитель аппарата «Норникеля» Елена Савицкая.

Сейчас новая система успешно работает в главном офисе, Заполярном филиале и более чем в 50 подразделениях группы предприятий «Норникеля».

	Владимир Четвертиновский

- С 9 ноября Корпоративная автоматизированная система управления документами введена в опытно-промышленную эксплуатацию в Кольской ГМК. Этому предшествовало обучение персонала работе в КАСУД, которое несмотря на внешнюю нестабильность этого года, было проведено профессионально и в полном объеме. Благодаря слаженной командной работе методологов главного офиса «Норникеля», тренеров и технической поддержки компании «Норникель - Общий центр обслуживания» и специалистов Кольской ГМК отмечен высокий уровень тиражных мероприятий, - подчеркнул в разговоре с Kn51 директор департамента административного управления КГМК Владимир Четвертиновский.

Система, которая объединяет

Внедрение КАСУД позволило компании вступить в единое информационное пространство группы предприятий «Норникель» и тем самым исключить возможность потери документов, значительно ускорить их передачу между производственными площадками и сократить сроки рассмотрения.

Кроме того, новый инструмент предполагает полный переход на безбумажный документооборот, что существенно снижает трудозатраты. Теперь, как отмечает вице-президент компании «Норникель» Елена Савицкая, рядовым сотрудникам не нужно ходить по кабинетам, собирая визы, консолидировать замечания, полученные из разных подразделений, проверять подписание документов руководителем: все это можно сделать в КАСУД, не покидая свое рабочее место. Кроме того, для ускорения принятия управленческих решений выпущено мобильное предложение.

- В духе времени мы выпустили мобильное приложение КАСУД, потому что понимаем, что руководитель много времени проводит в перемещениях, командировках, у него нет возможности быть у монитора постоянно, а управленческие решения не всегда ждут, - подчеркнула Елена Савицкая.

КАСУД подразумевает прозрачность процессов. Все действия с документом фиксируются на каждом этапе - от создания, согласования, подписания, регистрации, отправки во внешний мир до получения его в другой организации, рассмотрения, работы и направления в архив. А еще исключает человеческий фактор - система напоминает участникам о приближении сроков исполнения посредством уведомлений.

Ирина Короткова

- Многие работники по достоинству оценили преимущества новой системы и уже дают восторженные отзывы. Особенно удобно то, что ознакомление с распорядительными документами в КАСУД совершенно легитимно и приравнено к ознакомлению с ними на бумаге. Также есть возможность согласовать тот или иной документ и подписать в системе простой электронной подписью, - отметила начальник отдела организации документооборота департамента административного управления КГМК Ирина Короткова.

Бизнес-процессы - оперативнее и прозрачнее

Как отмечает Ирина Короткова, документооборот в Кольской ГМК большой и сложный:

- На сегодняшний день в КАСУД согласовывается организационно-распорядительная и договорная документация. Однако ввиду реализации множества различных инвестиционных проектов в Кольской ГМК большой объем технических документов, которые «жили» в системе электронного документооборота и контроля исполнительской дисциплины. При проработке данного вопроса со стороны департамента документационного обеспечения и организационного развития «Норникеля» инициировано создание запроса на изменение (ЗНИ) в КАСУД. Мы провели совместную работу и реализовали ЗНИ на новый тип документа «Техническая документация». Это позволит в дальнейшем осуществлять согласование и регистрацию технической документации в КАСУД. Такая возможность будет распространена не только в КГМК, но и в другие подразделения группы компаний «Норникель».

К тиражированию Корпоративной автоматизированной системы управления документами приступили и в многопрофильной ремонтно-строительной компании «Печенгастрой», выступающей основным подрядчиком Кольской ГМК.

- С внедрением КАСУД мы ожидаем ускорения хода бизнес-процессов в КГМК в целом, и особенно надеемся на прозрачность процессов согласования, подписания и утверждения документов в ремонтной сфере, так как, мы плотно взаимодействуем с компанией «Печенгастрой» - подытожила Ирина Короткова.

Руслана СТЕГУРА. Фото Русланы СТЕГУРА из архива Kn51

* * *

Мы всегда рядом: читайте новости Kn51 и участвуйте в опросах в нашей официальной группе в ВКонтакте, следите за событиями в Фейсбук, Инстаграм, Твиттер.