Секретари Кольской ГМК провели совещание в новом формате

Сотрудники секретариата Кольской ГМК, объединившись в команды, обсудили насущные задачи в формате мастермайнда, нашли пути их решения, освежили теоретические знания в профессии и, конечно, поближе познакомились.

Совещание вне формата

В преддверии Дня секретаря, который отмечается в России в третью пятницу сентября, в Кольской ГМК провели нестандартное совещание. Без длинных, монотонных докладов и строгого тайминга секретариату КГМК удалось найти коллективные решения насущных вопросов, ответить на вопросы викторины и даже сыграть в игру «Крокодил».

Более 20 сотрудников департамента административного управления (ДАУ) встретились в обновленном здании Корпоративного университета «Норникель» в Мончегорске.

— Это первое корпоративное совещание секретариата проходит в новом уютном здании. Главная задача – пообщаться, познакомиться, обменяться мнениями, поставить новые цели, — отметил в разговоре с Kn51.ru директор департамента административного управления Кольской ГМК Владимир Четвертиновский. – Кроме того, одна из задач на сегодня – поблагодарить сотрудниц за нелегкий труд. Они всегда подскажут, напомнят, проконтролируют. Это те люди, без которых руководители не могут. На них большая ответственность.

— Цель совещания – сближение работников отдела, замечательной группы секретариата. За последние два года произошло значительное обновление коллектива, к тому же мы трудились два года на удаленке, поэтому хочется узнать молодых сотрудников поближе, — подчеркнула начальник отдела организации документооборота департамента административного управления Ирина Короткова. — Совещания, семинары, тренинги были и раннее, но они проходили в других форматах. В таком очном, игровом – впервые.

Проблемы решили коллективно

В плане совещания – мастермайнд, викторина, творческая игра, общение, обмен опытом.

— Хотели извлечь максимальную пользу, чтобы это было и полезно, и интересно, чтобы участники могли себя проявить, лучше познакомиться. Не все друг друга знают с неординарных сторон, даже если по работе сталкивались, — рассказал один из организаторов Григорий Ханжин.

Работа в команде дает возможность близкого взаимодействия. Мастермайнд предполагает групповой формат работы, где участники генерируют идеи, обмениваются опытом, мыслями. Так, каждый сотрудник на совещании предлагал проблему, а остальные – ее решения. Тема могла касаться не только работы, но и обычной жизни. Секретари рассуждали, как выспаться за 4 часа, похудеть к лету, найти общий язык с руководителем и прочее.

— Это новый формат — на сближение. Можно посмотреть на проблемы с другой стороны, найти неординарное решение, пусть это даже житейский вопрос. Интересно послушать, что руководители думают по этому поводу, — поделилась с Kn51.ru секретарь департамента административного управления Ольга Сергеевна Егорова.

Во второй части встречи участникам предложили сыграть в викторину. Вопросы были и по работе, и для оценки общего кругозора. Это позволило узнать коллег с новой стороны. Возможно, рядом оказался знаток географии, истории или документооборота.

— Секретари редко видятся. Такие встречи очень полезны, чтобы сближаться коллективом, знать, к кому можно обратиться, — отметила секретарь технического управления и инженерного центра ДАУ Евгения Крикливенко. — Работаю всего месяц, работа не легкая, задач очень много. Помогают наставники, коллеги, руководство. Не оставляют одну, всегда можно обратиться.

— Секретарь – это всегда режим многозадачности: собрать совещание, принять звонок, посмотреть срочные документы. Сотрудники постоянно обучаются, — отметила Ирина Короткова.

Поддержка объединила коллектив

Умение коммуницировать – один из профессиональных навыков помощников руководителей. Здесь важно и умение подбирать тон, слова, жесты в общении с разными людьми. Попрактиковаться в этом помогает игра «Крокодил», в которую и сыграли прямо во время совещания.

Поначалу некоторые сотрудницы стеснялись, но поддержка коллег и руководителей сделала свое дело – объединила коллектив.

— Благодаря тому, что коронавирус немного отступил, мы с радостью встретились. Я считаю, что живое общение не заменит ничто. Несмотря на то, что такое корпоративное совещание секретариата стало первым, все остались в восторге и ждут повторения. В игровой форме мы отработали те вопросы, с которыми сталкиваемся ежедневно, рассмотрели способы решения задач в разных ракурсах, — отметила помощник генерального директора, начальник организационно-протокольного отдела КГМК Екатерина Крепакова. — Секретарь – это человек, который руководителю создает его день, знает его планы, их формирует, учитывает много нюансов, коммуницирует с людьми, создает атмосферу в коллективе, приемной. Профессия секретаря так же важна, как металлурга, гидроаппаратчика и других.

Секретарь департамента административного управления Жанна Муликова работает в должности с 2007 года. Она не раз обучала молодых специалистов и знает, как важен климат в коллективе, поддержка и помощь коллег.

— Молодые сотрудники очень сообразительные, отлично работают с компьютерными программами, с ними комфортно сотрудничать, — сказала Жанна Муликова. — Я рада, что данное мероприятие состоялось, и хочу попросить, чтобы такие встречи проходили чаще.

— Наши руководители всегда за передовые идеи! Нам понравился такой формат совещания, отличная организация, — подчеркнула специалист 1 категории департамента административного управления Ольга Георгиева.

В завершение совещания – розыгрыш приза. В начале собрания участникам предложили написать свое имя на листочке и оставить его в вазе. Зачем именно это было необходимо, секретари узнали уже в конце встречи.

Владимир Четвертиновский вытащил листок с именем счастливой обладательницы приза и вручил ей подарок за смелость. Руководитель отметил, что несмотря на то, что такое совещание секретариата проводилось впервые, «первый блин не вышел комом». В будущем такая инициатива будет продолжена.

Новые знакомства, доброе общение, положительные эмоции, несомненно помогут наладить и рабочие связи, а значит – еще более профессионально выполнять свои обязанности.