Эффективность и совершенствование процессов снабжения в Кольской ГМК
Значительное продвижение вперед с достижением высоких результатов при цифровизации и автоматизации процессов закупок и управления запасами материально-технических ресурсов компании стало возможным благодаря информационной системе SAP ERP.
Объединить заказчиков и закупщиков
Вопросами автоматизации процесса снабжения материально-технических ресурсов в Кольской ГМК занимаются много лет. В прошедшие годы в компании внедрялись различные электронные системы, но всестороннего применения они не нашли. Качественные изменения произошли, когда в 2016 году был реализован один из самых крупных проектов «Норникеля» в части автоматизации бизнеса — SAP ERP. Новая система в том числе помогла выстроить кросс-функциональные взаимоотношения в сфере управления ресурсами.
Владимир Рева |
— Единая система объединила заказчиков, планирующих потребности, закупщиков, занимающихся контрактацией, цех материально-технического обеспечения, который принимает поставки и обеспечивает сохранность материалов, и финансово-экономические подразделения компании, — рассказал Kn51 начальник отдела планирования и сводной отчетности управления внутренних закупок и планирования департамента материально-технического снабжения Кольской ГМК Владимир Рева.
Ручной ввод данных ушел в прошлое
Как любому новшеству, системе потребовалась донастройка, адаптация к схеме снабжения, производства и ремонтов КГМК. Специалисты блока «Снабжение» решали новые, ранее незнакомые задачи. Одна из первых бизнес-идей — для снижения трудозатрат добиться интеграции SAP с системой 1С, в которой работает основной логистический оператор компании ООО «Логистик-Центр».
— Изначально нашим специалистам приходилось передавать информацию в ручном режиме, выгружать данные из одной системы и загружать в другую, — пояснил Владимир Рева. — Получается, работали в двух системах, что значительно увеличивало трудозатраты. В течение длительного времени специалисты блока «Снабжение» КГМК, «Норникель — ОЦО», «ЛЦ» решали непростую задачу по выстраиванию различных логических цепочек: по каким ключам можно отправить данные из одной системы и собрать их на другой стороне в корректном виде, без нарушения структуры данных. Параллельно специалисты технической поддержки занимались вопросом конвертации этих данных между системами, работающими на разных платформах. Доработать интеграцию и добиться совместимости двух систем удалось в прошлом году.
Согласование документов — в электронном виде
Второй не менее серьезный и важный шаг по организации эффективной работы компании в сфере снабжения материалами — переход на электронное согласование документов дополнительных и срочных закупов.
— Ранее пакет необходимых документов, сформированный цехом, оформлялся на бумажных носителях и отправлялся в функциональные подразделения компании для проверки, согласования. Управления поочередно рассматривали документы, на что тратилось много времени, — рассказал Kn51 Владимир Рева. — В итоге было найдено решение по переводу процесса согласования через систему электронного документооборота. В настоящее время заказчик размещает в системе пакет сканированных документов установленного формата, и все участники процесса могут одновременно приступить к его рассмотрению. Эффект очевиден — мы сократили бумажный документооборот, время проверки и согласования документов.
В едином информационном пространстве
Значительно облегчил и оптимизировал работу специалистов департамента материально-технического снабжения портал корректировок, также реализованный в КГМК.
— До недавнего времени специалисты внутренних структурных подразделений направляли в департамент снабжения корректировки позиций плана закупа в таблицах в Excel, причем каждый мог направлять в своем формате, который понятен только ему, — отметил Владимир Рева. — Мы придумали, как можно оптимизировать и централизовать данную работу. Так появилась идея создания единого информационного пространства, в котором будут работать все участники процесса одновременно. Коллеги из «Норникель — ОЦО» активно подключились к реализации этого решения и в ходе совместной работы появился такой инструмент как портал корректировок.
Благодаря нововведению согласование документов между специалистами цехов и департамента материально-технического снабжения КГМК проходит быстрее, повышается оперативность, снижаются трудозатраты. К тому же все данные архивируются и хранятся в едином информационном пространстве.
Данные реального времени
— На сегодняшний день система SAP ERP — единый источник обработки и хранения информации для всего «Норникеля», — подчеркнул Владимир Рева в разговоре с Kn51. — С ее внедрением у специалистов компании появилась возможность видеть в один и тот же временной отрезок одинаковую информацию. В настоящее время вся отчетность, подготавливаемая в департаменте материально-технического снабжения, формируется на основании данных, внесенных в систему заявителями в цехах, закупщиками при выполнении контрактации и складской службой цеха МТО при поступлении материалов на склад. Конечно, не все участники процесса научились понимать сложные транзакции SAP, но они активно работают в системе, изучают ее в теории и на практике, вносят свои предложения по совершенствованию для снижения трудозатрат и повышения эффективности работы.
Во многом благодаря цифровизации и автоматизации процессов снабжения специалистам Кольской ГМК, занимающимся закупками и управлением запасами материально-технических ресурсов, удалось за короткий период провести организационные мероприятия и перейти на удаленную работу во время ограничительных мер, связанных с пандемией «COVID-19».
Игорь ПЕТРОВ. Фото из архива Kn51 и департамента материально-технического снабжения КГМК