Архивисты Кольской ГМК поделились своим опытом с коллегами

0

0

Есть что рассказать и показать

Работников архивов можно встретить на любом предприятии, в любой крупной компании, тем более такой как «Норникель». Их роль в организациях с большим документооборотом очень значительная. Архивисты занимаются систематизацией и хранением информации, относящихся к деятельности предприятия. И как у представителей любой профессии, у сотрудников архивов есть свои нюансы в работе, свои профессиональные секреты. И им важно общение между собой для обмена опытом. С этой целью и задумывался семинар «Архивный коллоквиум. Простые решения сложных задач». Его слушателями стали 77 специалистов архивного дела группы компаний «Норникель».

Такой интерес к архиву Кольской ГМК не случаен, ведь Комитет по развитию информационных технологий Мурманской области отметил его как один из лучших архивов организаций и предприятий региона. И сотрудникам одного из старейших архивов региона есть, что рассказать и показать коллегам из «Норникеля».

— У нас большой объем разнообразных документов. Обрабатывая их, мы сталкиваемся с различными задачами и проблемами, которые успешно решаем, — отметила в разговоре с Kn51 начальник архивного отдела департамента административного управления Кольской ГМК Елена Перелыгина. — Многие собирались приехать в Мончегорск, и мы готовы были провести для них теоретический курс, экскурсию по нашему архиву. К сожалению, очной встречи не получилось, а потребность в обмене опытом осталась. И тогда возникла идея провести семинар в формате видеоконференцсвязи. Сначала даже хотели «вживую» видеоэкскурсию по архиву сделать, но потом все-таки решили остановиться на включении некоторых моментов в презентацию.

Директор департамента административного управления Кольской ГМК Владимир Четвертиновский идею семинара в режиме видеоконференции поддержал.

— Архив, которым можно гордиться, должен делиться своим опытом всеми возможными способами! — сказал он и поставил задачу: информация должна быть важной, полезной и интересной. А временные рамки видеоконференцсвязи диктовали дополнительные условия — изложение должно быть кратким.

Кратко и ярко — о самом важном

Для семинара было выбрано три темы. Первая — это «Планирование и отчетность». Что может быть важнее в конце года?

— В архивном деле отчетные документы делятся на основные — обязательные к применению и вспомогательные, — пояснила Kn51 Елена Перелыгина. — Какие это документы и как правильно их заполнять, я постаралась донести простым понятным языком, то есть показала простое решение сложной задачи.

Про основные документы можно найти информацию в различных источниках, например, о правилах заполнения Паспорта архива даже создан отдельный регламент Росархива, а про вспомогательные — информация скудная или ее нет совсем. Архивисты Кольской ГМК поделились с участниками семинара своими наработками, было показано, где, как и в каких случаях можно применять различные виды и формы документов.

— Про планирование и отчетность можно говорить часами, но я постаралась кратко и ярко, как прожектором, осветить практическую работу, чтобы слушатели семинара, наши коллеги смогли без труда применить это в своих архивах. Надеюсь, что мне удалось убедить архивистов, что правильное ведение учетных документов не только обязательно, но и полезно: это дисциплинирует, структурирует нашу работу и дает возможность ее объективно оценить, — отметила Елена Перелыгина.

Чудо-техника в помощь архивистам

Вторая тема семинара — «Оборудование архива, требования к помещениям» — тоже выбрана не случайно. Архивисты других организаций, обустраивая свои архивы, неоднократно интересовались опытом архива КГМК.

— Нам посчастливилось оборудовать архив и передвижными (в Мончегорске), и стационарными (в Заполярном) стеллажами — это было обосновано расположением и площадью архивохранилищ — поэтому мы можем представить сравнение на собственном опыте, что очень ценно. Дополнительным оборудованием мы обрастали постепенно, пробуя его «на вкус», отбирая лучшее для применения. Своим опытом мы без утайки делимся с коллегами, — заверила Елена Перелыгина.

Конечно, многое из увиденного в презентации коллеги смогут установить в своих архивах, но, что-то из представленного оборудования, возможно, останется мечтой. Электрический бумагорезательный станок с электронным управлением можно обосновать только при большом объеме переплета, а реставрационный стол — при наличии в штате реставратора. А вот планетарный сканер, пока имеющийся только в архивах КГМК и Института «Гипроникель», возможно станет реальностью во многих архивах «Норникеля» по программе перевода архивных документов в электронный вид. Для ретроспективного сканирования лучшей оргтехники не найти.

В презентации архивисты КГМК рассказали и таком оборудовании, использовать которое пока только в планах. Так, архивный обеспыливатель обещает стать незаменимым помощником в бережном очищении документов от пыли, что очень важно для сохранности бумажных документов.

Кладезь ценнейшей информации

По архивным материалам можно изучать историю предприятия. Это еще раз доказали сотрудники архивного отдела Кольской ГМК. В документах по личному составу порой находятся интересные факты по истории комбината «Североникель», не отраженные в других документах.

— Документы по личному составу хранятся 75 лет, но перед уничтожением мы каждый документ должны просмотреть и выделить особо ценные, исторически значимые, которые предназначены для постоянного хранения, — рассказала Елена Перелыгина. — Просматривая личные карточки уволенных работников комбината «Североникель» за 1932-1940 годы, я, как секретарь экспертной комиссии, поняла, что это ценнейший материал, связанный с истоками и становлением предприятия. Карточки были бережно отреставрированы и переданы на постоянное хранение в государственный архив.

Из презентации об истории зарождения комбината, представленной начальником архивного отдела департамента административного управления Кольской ГМК, можно узнать не только то, как назывались первые цеха, какие секретные шифры им были присвоены, но и какие профессии были у первопроходцев Монче-тундры. О многих из них мало кто слышал: десятник, молотобоец, разборщик, препаратор, дроворез, диатомщик, каталь, буроноска, возчик, агент разведки партии и др.

— Материалы военных лет мы также передали на хранение в Госархив, и не будем на этом останавливаться, — заверила Елена Перелыгина. — Просматривая документы за следующие периоды, будем еще внимательнее относиться к ним, отбирая к постоянному хранению. Ведь здесь и первопроходцы, и ветераны Великой Отечественной войны, и рационализаторы, и руководители. Мы, конечно, бежим, спешим: прием новых документов, выдача по заявкам, часто срочно, важно… А чтобы посмотреть документы прошлых лет, нужно выделить время и уделить им внимание. Это как с детьми — сесть и поговорить, всегда некогда, но жизненно необходимо.

— Останавливаться на достигнутом — не в нашем характере. Мы рассказывали участникам семинара о необходимости составления долгосрочных и перспективных планов и, конечно, такие планы есть в Кольской ГМК. Ведь именно сейчас происходит широкомасштабное внедрение электронных документов в самые разные сферы деятельности, что приведет к кардинальным переменам в технологиях обработки и хранения документов, — подытожила Елена Перелыгина.

Сразу после проведения семинара в адрес архивного отдела Кольской ГМК стали поступать отзывы от коллег, участников мероприятия. Они благодарили за содержательные презентации, полезные советы и рекомендации, которые позволят усовершенствовать работу архивных служб.

Игорь ПЕТРОВ

* * *

Мы всегда рядом: читайте новости Kn51 и участвуйте в опросах в нашей официальной группе в ВКонтакте, следите за событиями в Фейсбук, Инстаграм, Твиттер.