Сотрудники Кольского дивизиона «Норникеля» делятся опытом успешной работы

0

0

Идея обмениваться опытом с коллегами в очном формате поступила от директора департамента административного управления Кольской ГМК Владимира Четвертиновского:

— Мы очень плотно общаемся с коллегами из Кольского дивизиона, хотим унифицировать и улучшить работу по нашему направлению. Была создана рабочая группа из представителей всех предприятий. Раз в квартал мы встречаемся, обсуждаем насущные вопросы, анализируем проделанную работу, намечаем планы. Так, на одном из совещаний мы запланировали проведение Дней открытых дверей для обмена опытом непосредственно на рабочих местах. Сообща был составлен график, и представители рабочей группы непосредственно, вживую, посмотрели, как работают коллеги.

Поделились рабочими лайфхаками

Активные сотрудники побывали на предприятиях «Печенгастрой», «Арктик-энерго», «Колабыт», узнали, как там ведут административную и архивную деятельность, поделились полезными наработками. Завершились очные встречи в департаменте административного управления Кольской ГМК.

— Практика показала, что такие встречи полезны и интересны. На каждом предприятии есть свои нюансы, есть и что почерпнуть, и что посоветовать коллегам. И конечно, в процессе обсуждения рождаются новые идеи, что помогает не стоять на месте, двигаться вперед, а это важно для любой деятельности, — подчеркнула начальник архивного отдела департамента административного управления КГМК Елена Перелыгина.

Начальник отдела организации документооборота Ирина Короткова представила коллегам работу отдела. В просторном помещении в формате офиса открытого типа (open space) размещены индивидуальные рабочие места, шкафы для хранения документов, организован участок для передачи документов. Гостям показали, насколько удобно трудиться в едином, правильно организованном пространстве, чтобы не мешать друг другу, а эффективно взаимодействовать.

Продолжила тему организации рабочего пространства начальник отдела снабжения и учета материальных ценностей Елена Васильевых. Она рассказала об особенностях кабинетов открытого типа, организации закупа и поставок офисной мебели на примере обустройства планово-экономического управления КГМК. Показала оформление интерьера коридоров фотокартинами, создающие уютную атмосферу в офисном пространстве.

Следующая точка — coffee point — место, где сотрудники могут пообедать, выпить чай или кофе. На 1 и 2 этажах офисного здания Кольской ГМК такие локации появились недавно. Они оборудованы холодильниками, микроволновками, кофе-машинами, чайниками. Кофе и чай в свободном доступе. Коллеги из предприятий Кольского дивизиона оценили удобство и комфорт таких мест отдыха.

На «станции» coffee point обсудили направление организационно-протокольного отдела, на возникшие вопросы получили квалифицированные ответы главного специалиста Виктории Осиповой.

Встреча с коллегами мотивирует лучше тренингов

Программа Дня открытых дверей в департаменте административного управления КГМК продолжилась в архивном отделе. Специалисты подготовились к приходу гостей и организовали мастер-класс по изготовлению планшета — жесткой подложки для документов.

— От коллег часто поступают вопросы о том, какой картон мы используем, какой клей, материал для обложек. Одно дело — рассказать, а другое — показать, да еще на практике дать попробовать. Мы предложили самостоятельно изготовить планшеты, используя переплетный картон, клей-дисперсию и бумвинил, — рассказала Kn51.ru начальник архивного отдела департамента административного управления Кольской ГМК Елена Перелыгина.

Планшеты коллеги получили в подарок.

— Вещь в хозяйстве нужная, без дела лежать точно не будет, — отметили довольные гости.

Участникам встречи продемонстрировали основные процессы архивного отдела — от проверки документов при приеме, переплета дел, учета, размещения в хранилище до выдачи по заявкам. Содержать каждый лист в порядке долгие десятилетия помогает современное оборудование — есть специальный планетарный сканер для перевода в электронный формат, архивный обеспыливатель.

Отдельное внимание — архивохранилищу. Десятки стеллажей, порядка 240 тысяч единиц хранения. Здесь в идеальном порядке хранится история комбината «Североникель», Кольской ГМК, нескольких поколений сотрудников. Хранение организовано на стеллажах и в архивных коробах разных размеров. Оказывается, размещение дел в коробах на архивном сленге называется «картонирование».

Были продемонстрированы экземпляры негативов на стеклянных пластинах из бесценной коллекции фотоархива.

— Всего в архиве около 38 тысяч негативов. Все отсканированы и бережно хранятся в специальных конвертах, — рассказала Елена Перелыгина.

Участники Дня открытых дверей остались под впечатлением от организации работы в Кольской ГМК, новые знания и полученные умения применят и у себя.

— Замечательно, что есть возможность встретиться с коллегами, обменяться опытом, — отметила специалист управления документационного и административно-хозяйственного обеспечения компании «Печенгастрой» Анастасия Коржобина. — Мы увидели, как организовано хранение документов на всех предприятиях Кольского дивизиона, ближе познакомились с коллегами. Сейчас я пишу историческую справку по архивному фонду компании «Печенгастрой», коллеги из Кольской ГМК дают полезные консультации в каких-то узких, специфических моментах. Каждая такая встреча приносит новые знания и тем самым помогает усовершенствовать дальнейшую работу.

Специалист по документообороту ООО «Колабыт» Анна Аксенова отметила, что обязательно возьмет в работу наработки коллег.

— Мы стремимся к унификации действий во всех структурах Кольского дивизиона «Норникеля». У нас нет архива, мы на местах храним документы. Поэтому, наработки по рациональной организации пространства, хранению документов очень полезны, — сказала Анна Аксенова. — Елена Перелыгина постоянно делится с нами новыми знаниями. Видно, что люди с душой относятся к своему делу, не стоят на месте. Такая встреча мотивирует лучше любых психологических тренингов: когда видишь, как работают люди, ты этим заряжаешься. Хочется так же организовать работу.

Обмен опытом продолжится и в следующем году. Это возможность улучшить работу, получить мотивацию, посмотреть с другой стороны на привычные действия и реализовать новые идеи.

— Благодаря таким встречам мы стали лучше понимать друг друга, сплотились. Получилось то, что задумали — объединение предприятий Кольского дивизиона в направлении работы департамента административного управления. Дни открытых дверей помогли создать хорошую рабочую атмосферу в коллективе и дали много информации, — подытожила Елена Перелыгина.

Фото Марины ПАПКА