Модернизацию архивной деятельности «Норникеля» обсудили представители компании в Мончегорске

Более полусотни сотрудников предприятий «Норникеля» из различных городов стали участниками стратегической сессии «Назад в будущее», которая состоялась в Мончегорске 3-4 апреля.

Ценность в объединении

Стратегическая сессия департамента документационного обеспечения и организационного развития Аппарата «Норникеля» объединила в городе металлургов работников компании из Мончегорска, Норильска, Москвы, Санкт-Петербурга, Мурманска, Красноярска и других городов страны.

В повестке – знакомство с производством, инновациями, кадровой политикой Кольской ГМК, обсуждение развития нескольких направлений — документационного обеспечения, архивной деятельности и организационного развития.

В первый день программу открыла вице-президент-руководитель Аппарата «Норникеля» Елена Савицкая:

— Основная тема нашей встречи — трансформация системы управления архивной деятельностью. Архивы теперь ассоциируются с движением вперед, а не с движением назад. Архивы — это возможность поднять историю вопроса, найти формулу решения, иногда просто спасти чью-то жизнь, потому что люди обращаются в архивы за очень разной информацией.

Елена Савицкая подчеркнула, что уделить внимание необходимо и решению бюрократического вопроса.

— У нас нет времени делать что-то медленно. Надо обязательно встать вопреки бюрократии, встать на защиту, на помощь, именно это — основное, — добавила вице-президент.

Елена Алексеевна считает, что управленческие решения должны быть ускорены на благо производства и особенно сотрудников.

Участников поприветствовал вице-президент — руководитель Кольского дивизиона «Норникеля», генеральный директор Кольской ГМК Александр Леонов.

— Очень рад приветствовать вас на Кольском полуострове, на производстве. Ваша функция вроде как в тени по сравнению с основным производством, основными функциональными вертикалями, но без вас, наверное, был бы хаос. Документационное обеспечение управления, архивное дело, распорядок руководителя, организация проведения совещаний, контроль исполнения поручений… Отдельной ступенькой можно выделить проект, который вы ведете – «Сделано с заботой». «Это очень востребовано», — сказал Александр Сергеевич.

Знакомство с Кольской ГМК

Лейтмотивом программы первого дня стало знакомство с тем, как развивается, модернизируется и оптимизируется производство Кольской ГМК. К сожалению, не все сотрудники, работающие с документами, видели процесс производства, а ведь все мы – часть горно-металлургической компании.

Участники разделились на две группы. Первая отправилась на экскурсию в цех электролиза никеля, а перед второй в конференц-зале цеха выступили спикеры по трем темам. После они поменялись, чтобы у каждого была возможность познакомиться с производством КГМК.

Первый заместитель генерального директора КГМК — главный инженер Максим Рябушкин подробно рассказал про новые технологии и качество продукции КГМК, и.о. директора департамента по инновациям и цифровым технологиям Виктория Большедворская презентовала тему: «Диспетчеризация и искусственный интеллект». Заместитель генерального директора — директор департамента по персоналу и социальной политике КГМК Руслан Ильясов рассказал про развитие личности, обучение сотрудников, тонкости межличностного общения.

— Я много лет прожила в Норильске, но мне не удалось побывать на производстве. Для этого мне нужно было приехать в Мончегорск. Это очень важно увидеть всем, кто работает в «Норникеле», в том числе в аппарате управления, чтобы понять, насколько сложен этот труд, насколько это действительно грандиозные сооружения, — подчеркнула начальник управления делами «Норникель Технические сервисы» Наталья Гелясина.

— Место было выбрано не случайно, поскольку хотели познакомить коллег с производством. Мы как департамент управделами посмотрели реализацию программы «Сделано с заботой», были на объектах, которые сейчас в работе и которые уже готовы. Посмотрели, как они «живут», пользуются ли спросом. Кстати, зал, где сейчас проходит мероприятие, тоже сделан по этой программе, — отметил директор департамента управления делами «Норникеля» Максим Кричман.

Несмотря на то, что в компании отлично выстроены горизонтальные связи, сотрудники постоянно проводят совещания, конференции онлайн и офлайн, но такие встречи в широком кругу позволяют увидеть намного больше, выработать стратегические решения.

— Чем больше будет таких горизонтальных связей, тем быстрее будут приниматься правильные решения. Поэтому хорошо, когда руководители ставят задачу, показывают, что они заинтересованы в ее решении, объясняют, какой эффект от этого ожидается, — поделился руководитель аппарата генерального директора ООО «Медвежий ручей» Игорь Щепилов.

— Всегда хочется узнать, пощупать производство, пощупать рабочие места коллег, понять, в какой среде они на самом деле варятся, какие у них есть проблемы. Несмотря на то, что мы занимаемся только документами или только контролем исполнения, мы все равно являемся частью большой компании, которая занимается производством металла. И хотелось бы лучше понять, как наш процесс влияет на процессы связанные, в том числе, с производством. Такие сессии, такие выезды позволяют нам это сделать, — подчеркнула начальник управления документационного обеспечения аппарата директора Заполярного филиала «Норникеля» Евгения Гасперт.

Ценность таких встреч подчеркнул и начальник управления делами Заполярного транспортного федерала «Норникеля» Андрей Чернявский:

— Приобретаешь большой опыт, большое знакомство, что потом положительно сказывается на работе. Очень заметно действие программы «Сделано с заботой». Все отремонтировали в лучших канонах, как говорится. Вообще впечатления самые положительные.

Архивы роботизируют

Стратегическая сессия продолжилась 4 апреля. В мончегорском филиале корпоративного университета «Норильский никель» участники встретились, чтобы выработать стратегию и решения по модернизации архивной деятельности. Архивы «Норникеля» ждут большие перемены.

— Руководство компании приняло решение о реализации крупного проекта по модернизации архива. Будет построен централизованный архив в Красноярске для хранения 70-90% документов всех предприятий «Норникеля». В регионах присутствия компании, то есть в Мурманской области и Норильском промышленном районе будут построены два региональных архива. Проект рассчитан до 2028 года, — рассказала в начале встречи директор департамента документационного обеспечения и организационного развития «Норникеля» Наталья Агеева.

Задача участников во время стратегической сессии – выработать решения, предложения по тому, как все будет устроено в будущем, презентовать различные варианты автоматизации архивов, определить оборудование, кадровые и организационные решения, логистику и возможности транспортировки документов.

— Мы сейчас находимся на стадии выбора технологических решений для оснащения архива. Наш роботизированный архив будет организован по принципу складского хранения, когда компьютерная система знает, где находится документ, — добавила Наталья Агеева.

Второй день стратегической сессий прошел под знаком: «Мозговой штурм». Участники активно работали в группах, предлагали полезные идеи.

— Сегодняшний день очень важен для компании, потому что об этой теме говорят только на уровне архивных работников, а надо говорить на уровне руководителей. Нужно просвещать руководителей для того, чтобы они осознали всю важность и нужность реорганизации и трансформации архивной деятельности, — поделилась мнением начальник архивного отдела управления документационного обеспечения Заполярного филиала «Норникеля» Яна Здоровец. — Организация мероприятия великолепная, то есть все сделано с заботой в буквальном смысле.

В Мончегорске место под строительство уже выделено, согласовано. Об этом сказалзаместитель генерального директора, руководитель аппарата генерального директора КГМК Сергей Уткин.

— Это будет архив, который аккумулирует документы мончегорской и печенгской промплощадок КГМК. При этом сотрудникам не придется искать бумажные документы, в этом помогут роботы. В данный момент мы находимся на этапе проектирования, — сказал Сергей Николаевич.

Начальник архивного отдела управления документационного обеспечения процессного управления и регламентации КГМК Елена Перелыгина подчеркнула, что компания идет в ногу со временем, это не может не радовать.

— Мы будем сканировать наш архив и создавать базу, чтобы можно было получить информацию быстро, доступно в электронном варианте. Сделать это необходимо до того, как построят новое здание. Безусловно, бумажная версия сохранится, срок хранения определен законодательством. При этом электронный вариант – не для свободного доступа, а предоставляется по запросу, — подчеркнула Елена Алексеевна.